Proceso de diferenciación e integración.
El proceso de diferenciación hace posible clasificar las actividades con el propósito de definir etapas según la complejidad del sistema. El proceso de integración implica la coordinación y el control en los diversos subsistemas que tiene la organización para mantener su integridad, el cual puede plantearse como solución en el diseño organizacional.
Los elementos identificados son por diferenciación horizontal (forma predominante de la división del trabajo), diferenciación vertical (es de nivel jerárquico y según el número de posiciones) y dispersión espacial (el personal es disperso físicamente separando centros de poder y labores). Las dos primeras presentan problemas de control, comunicación y coordinación.
Los modelos de estructuración de actividades organizacionales son de carácter autoritario, paternalista, consultivo y participativo, según las siguientes variables: estilo de liderazgo, motivación, comunicación, toma de decisiones y control. Las estructuras que adoptan las organizaciones pueden ser orgánicas o mecánicas.
La organización orgánica tiene pocas normas y procedimientos, es descentralizada y tiene una división imprecisa del trabajo, los miembros tienen amplio control y coordinación personalizada. Este modelo funciona en ambientes cambiantes que necesitan mayor flexibilidad y adaptabilidad. Mientras que la organización mecánica es centralizada, cuenta con muchas normas y procedimientos establecidos con una división precisa del trabajo, el ámbito que controlan sus miembros limitado y la coordinación es impersonal y muy formalizada. Este modelo es utilizado en ambientes estables y predecibles.
Dependiendo del modelo, la comunicación se desarrolla como una variable diferente, por lo que las organizaciones la combinan en todas las dimensiones.
Proceso de Complejidad
Un sistema es complejo cuando algunos elementos no se relacionan unos con otros de forma directa. Esta característica depende del tamaño de la organización y su entorno. El proceso de
diseño organizacional permite reducir esta variabilidad.
Proceso de Formalización
La formalización o normalización es un proceso por el cual se establecen normas, procedimientos y medios para administrar las actividades de la organización. El diseño de los procesos es usualmente formalizado en el Manual de Procedimientos, en donde se establecerán procesos que generan servicios y satisfacen las necesidades de los usuarios en el sistema.
Cuando se definen los usuarios, necesidades, servicios y procesos de la organización, se diseñan las unidades organizacionales con objetivos específicos, que conformarán áreas agrupando unidades que requieren relacionarse según el ámbito de su competencia. El
diseño organizacional se formaliza en el Manual de Organización y Funciones, Manual de Procedimientos, formularios, diagramas de flujo, entre otras formas utilizadas.
Proceso Dimensional
La decisión de estructurar una organización según sus unidades estratégicas de negocios, debe basarse en análisis internos y externos, tomando en cuenta sus lineamientos estratégicos y objetivos. Pero cuando las organizaciones avanzan, identifican dimensiones críticas y desarrollan roles o tareas que se deben realizar de forma específica, lo que determinan la creación de dependencias según el criterio de especialización. Los miembros de estas dependencias o áreas se transforman en especialistas que les permite visualizar los problemas y/o soluciones de una manera particular y compartida con otros miembros de su especialidad.
Proceso de Decisiones
La organización como un sistema de decisiones tiene relevancia en el entorno organizacional. Con las premisas de decisión se establece la necesidad de un
diseño organizacional bajo una estructura formal o en función a una estrategia general.
